E-Mail-Zugang

Eröffnung des Zugangs

Die Stadt Weiden in der Oberpfalz hat zur Kommunikation mit der Stadtverwaltung den elektronischen Zugang nach Art. 3a Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) eröffnet. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die von der Stadt Weiden in der Oberpfalz publizierten E-Mail-Adressen sowie intelligenten Online Formularen. Eine Übersicht der aktuell möglichen Online-Dienste erhalten Sie auf unserer Homepage. Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben (z. B. Widersprüchen) zu unterscheiden. Die Stadt Weiden in der Oberpfalz eröffnet diesen Zugang für Bürger und Unternehmen nach der Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen.

Formfreie Schreiben

Formfreie Schreiben, für die keine Schriftform angeordnet ist, können Sie per E-Mail direkt an die Ihnen bekannte Sachbearbeiterin oder den Ihnen bekannten Sachbearbeiter oder an die zuständige Dienststelle richten. Hierbei bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:

Die Stadt Weiden in der Oberpfalz nimmt E-Mails in den Formaten "HTML" und "Text" an. E-Mail-Anhänge werden in folgenden Dateiformaten entgegengenommen: Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Adressaten zulässig.
 

  • Textdateien im ANSI-Format (*.txt)
  • Microsoft-Word (*.doc/docx)
  • Adobe PDF (*.pdf)
  • JPG - Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
  • GIF - Graphics Interchange Format (*.gif)
  1. In den Dateien dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.
     
  2. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabytes sowie bis zu einer maximalen Anzahl von 20 Anhängen angenommen.
     
  3. Dateien in unter Punkt 1 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Weiden in der Oberpfalz nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.
     
  4. E-Mails werden auf Transportebene verschlüsselt versendet bzw. empfangen, sofern die Gegenstelle die Technologie ebenfalls unterstützt. Für die Übersendung vertraulicher Daten empfehlen wir folgende Alternativen:

    • konventioneller Versand mit der Post
    • Verschlüsselung von E-Mails im SMIME-Format: Entsprechend verschlüsselte E-Mails müssen an signiertepost@weiden.de gesendet werden. Für die Verschlüsselung kann folgendes X.509-Zertifikat verwendet werden: öffentlichen Schlüssel herunterladen
    • Weiterhin ist es erforderlich das Bayern-Root-CA-2019.cer (zu finden unter: https://gewan.bayern.de/service/downloads/zertifikate/index.html) auf ihrem Computer im Verzeichnis "Vertrauenswürdigen Stammzertifizierungsstellen" des abzulegen.
  5. Wird per E-Mail an die Stadt Weiden in der Oberpfalz herangetreten, geht die Stadt Weiden in der Oberpfalz davon aus, dass die weitere Kommunikation in dieser Angelegenheit auf diesem Wege abgewickelt werden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Soweit ein anderer Kommunikationsweg gewünscht wird, bitten wir Sie, dies anzugeben.
  6. Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht, oder sie kann verzögert ankommen. Auch eine förmliche Zustellung mit Zustellnachweis ist mit normaler E-Mail nicht möglich
  7. Zur Vermeidung von Spam-Mails verwendet die Stadt Weiden in der Oberpfalz eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Durch diesen Prüfmechanismus können Ihre E-Mails evtl. abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam (z. B. kein Betreff oder kein Textinhalt) identifiziert wurden. Eine Benachrichtigung des Absenders ist in diesen Fällen nicht gewährleistet.

Formgebundene Schreiben

Soweit durch eine Rechtsvorschrift nicht etwas anderes bestimmt ist, können Schreiben (z. B. Widersprüche oder formgebundene Anträge), für die eine Rechtsvorschrift Schriftform anordnet, auch elektronisch übermittelt werden.

Zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen für formlose Schreiben gilt Folgendes:

1. "Sicherer Dialog" (mit BayernID)

Dieser Online-Dienst ermöglicht eine sichere elektronische Kommunikation mit der Stadt Weiden i.d.OPf. Der Transportweg der Daten erfolgt verschlüsselt. Sie können auch die Antworten der Stadtverwaltung in Ihrem sicheren Postkorb einsehen.

Über unser Bürgerserviceportal finden Sie den sicherer Dialog, mit dem Sie verschlüsselt und nach Authentifizierung mit der eID-Funktion des neuen Personalausweises bzw. Aufenthaltstitels, der eID-Karte für EU-Bürger auch schriftformersetzend mit uns in Kontakt treten können. Über diesen Weg sind auch Datei-Uploads möglich.

Sie können daher Unterlagen, Anträge und Widersprüche über diesen Dienst rechtswirksam einreichen

Informationen zur BayernID und zur Registrierung finden Sie hier.

zum sicheren Dialog

2. Qualifizierte elektronische Signatur

Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur im Sinn des Signaturgesetzes sind ebenfalls möglich. Die Stadt Weiden i.d.OPf. akzeptiert bei formgebundenen Schreiben nur Signaturen, die mit dem Zertifikat eines bei der Bundesnetzagentur akkreditierten Zertifizierungsdienstanbieters erstellt wurden. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie auf der Website der Bundesnetzagentur. Sofern andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.

Für E-Mails mit qualifiziert elektronisch signierten Dokumenten steht die zentrale E-Mail signiertepost@weiden.de zur Verfügung.

Elektronisch signierte Dokumente werden nur über diese E-Mailadresse und ausschließlich im Format PDF-inline (PDF mit eingebetteter Signatur, als Anhang einer E-Mail) angenommen.

Die E-Mail kann auch verschlüsselt werden. Hierfür kann folgendes X.509-Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) verwendet werden:
öffentlichen Schlüssel herunterladen

Sollten Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Weiden in der Oberpfalz haben, wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung: it@weiden.de.

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